【向上汇报】学习最高管理层的游戏规则

高管们的工作就是偏执。高管们防卫性强。高管们毫无耐心。


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  • 2022.07.11:完成初稿

读后感

最关键的三幅图,懂了就懂!

读书笔记

至于如何识别出这些未来的领导者们,我把他们领导技能中的人际交流沟通能力视为一项重要指标。而炉火纯青的沟通能力则是由下面三大要素构成的:

  1. 演讲内容——他们能够开门见山直达主题,因为他们知道在座的决策者们的时间是多么珍贵。
  2. 辅助工具——他们明白幻灯片并不是会议的重点。他们知道我们真正需要的是对一个重要话题的充分讨论,而不是滔滔不绝的长篇大论加无穷无尽的幻灯片。
  3. 即兴创作——他们天生就有随机应变的才能。当情况发生变化需要 他们做出调整的时候,他们总是能在眨眼之间就拼凑出些新的东西来展示给决策者们。

高管们的工作就是偏执。高管们防卫性强。高管们毫无耐心。

在公司高管层中你需要不停地向上爬。如果你不这么做,那 么你就要出局。我常听见人们说,“我上升到主管层就好,不需要再往上爬了。”基本上,说这话的人都会在几年之后被有进取心的新晋者给 剔除出局。你必须积极参与你的工作并且立志晋级到上一层。如果你是一个普 通员工,你可以保持同一层级不动(但是你仍然会面临更低报酬的员工取代你 的风险),但是如果你身在管理层,你最好向着更高一层努力,否则最终你还 是会被其他人踢出局

当他/她跨越了那道无形的屏障之时,规则就已经改变。为了继续前进,他/她必须遵守新的规则,哪怕他/她从没听说过也没有意识到这点。成功获取并且保住一个职位的关键就在于影响力和力量,这两点能够保障他/她的部门或者工作职责所必需的资源。身处一个高度竞争的团体中你必须要遵从这一点,因为这样的一个团体中充满了杰出的人才,而他们全都会拼命地保护自己的职位和资源,并且为了争得第一不惜一切代价。

首席执行官们的世界中,重要的不是能力——因为这是最基本的条件。最重要的是力量。

当你与最高管理层一起工作时,你的领导能力、你的潜力时刻处于被观察状态。你的悟性如何、你对暗示的理解如何,都是被观察的对象。记住,没有什么说明书或者介绍手册告诉你如何去做

想要成为首席执行官的人们无法指望在晋升的过程中得到帮助。董事会和首席高管们只会给你最低限度的指示,用来提示他们对你的要求和期望。他们想看看一位候选人是否对微妙的线索敏感,并据此来调整他/她的行动。首席执行官们和董事长更倾向于测试候选人,而不是给他们建议和忠告。

如果你没有当上首席高管,也没关系。你还有很多其他职位可以选择。但如果你真的进入公司最高管理层,就要习惯那里的情况。你要自己照顾好自己,首席执行官不是为了照顾你而存在的。”

如果你进入会议室时,脸上带着愤怒的表情,或者一副希望能获得表扬的奉承脸色,那么你还处在孩童时期遗留下来的权威恐惧症当中。这些无疑都是在浪费我们的时间。

我是管理层的工具。我的工作就是向首席高管们提供信息、列举一些可选择项、有时候可能会提出一些要求……然后转身离开。我不是去跟他们称兄道弟或者接受他们赞扬的。一场汇报不是什么个人发展的机遇,也不是让你混个脸熟的地方。我只是去完成我的工作。而我的工作就是帮助高管们为公司做出最佳决策。

你能够在最高管理层会议室中做汇报,是因为你有一些他们在决策过程中需要用到的东西。“我很尊重你,否则我不可能让你进入这间会议室,”布伦达·罗兹对此这样解释。所以不要因为没有得到你期望中的赞扬就觉得受到了伤害。哈罗德·费斯的建议则是,“或许你希望能在会议中得到一些能让你安心的话语,但是如果你能领悟高管们‘再见’的表示——不管是以友好的方式还是直接的方式——并且立即转身离开,让他们继续他们其他的工作,那么无疑你在他们心中能够获得更高的分数。”

高管气质的其他方面还有:自信、非凡的魅力、拥有掌控整个会议室的能力、习惯权利的更迭、拥有高超的社交技巧、拥有能够让人们觉得安心以及觉得受到重视的能力

首席高管们能给你三件事:时间、金钱以及他的能量。 你真正想从一名首席执行官那里得到的就是他/她的能量。一 切事情都需要能量才能完成。首席执行官的能量有很多种: 创造性思维的能量、创造一个有说服力的景象的能量、流利 表达未来愿景的能量、使怀疑者相信的能量、对工作成果进 行嘉奖的能量以及领导的能量。

不花费能量,什么事都无法完成。给一个已经经过深思 熟虑的项目拨点经费,是件很容易的事情。但是,如果这个 项目与老板的目标不一致,那它不会被批准。反过来说,如果你的项目计划同领导层的指示方向一致并且能对其形成有 效的辅助,那么你的老板会增加投入在这个项目上的能量并 且使用你的计划作为通往成功的动力之一,这就是双赢。

面对公司最高管理层做汇报,如果汇报者表现得很糟,那么与其相连的事情也都会变得岌岌可危:一个很有价值的项目计划可能不会被批准,如日中天的职业生涯会瞬间脱轨,还有高管们的宝贵时间被白白浪费。

如果日程上给你的时间是半小时,那么你准备汇报时要控制在10~15分钟。你的汇报不可能占用所有时间,因为我们不会让你那样做的。记住,这是我们的会议

别用幻灯片,直接跟我们对话。做最终决策的是我们而不是幻灯片,不是吗?

在你走进会议室大门之前你就应该思考过这个问题——如果我只能展示三张幻灯片,那么是哪三张?

为你每一个汇报都准备一份电梯游说版本,可以使用PREP结构:

  • Position 观点(核心信息)
    • 用一句话解释你想从对方那里得到东西的以及能给对方的投资回报
  • Reason 理由
    • 简短解释一下为什么你的观点对公司来说是如此重要
  • Evidence 证据
    • 能够支持你观点的例子或者证据之一
  • Position 观点 (核心信息)
    • 重申你的请求

要避免陷入“时间”的陷阱,你需要:

  • 事先意识到你会遇到时间缩短的问题
  • 十分清楚你参加这场会议的目标以及你的核心内容
  • 为你的汇报准备一个极其简短的版本
  • 准备进行一场电梯游说
  • 选择三张最能传达你信息的幻灯片
  • 随时准备好扔掉你的讲演稿,直接进入核心内容

绝对要获得对方的关注,这是你最需要的。如果你一开始没有获得对方的注意力,那就停下来再次尝试一下。如果你从头到尾都没有获得到对方的注意力,那就直接回家吧。

如果你能够把你汇报中的问题与我们正在进行的工作或项目联系起来,那么你很快就能获得我们的关注。

为了避开“分心的高管”这个陷阱,你需要:

  • 会议一开始就确认时间及主题,然后直奔你的主题核心内容。
  • 如果你发现高管们分心了:
  • 不要对当前情况急着下结论
  • 观察整个会议室并采取相应行动
  • 用问题重新获得注意力
  • 进行会议进程检查,明确你的议题的价值
  • 请你的项目发起人下场帮助你

为了避开部门间“食物大战”的陷阱,你需要:

  • 带着高管风度来进行汇报
  • 倾听高管们谈论的问题
  • 走近高管团队
  • 处理反对意见
  • 进行会议进度检查
  • 如果上面的技巧都失败了,请向你的项目发起人求援

为了避开“决策者离开”这个陷阱,你需要:

  • 观察整个会议室
  • 注意力集中在决策者身上
  • 当决策者起身准备离开时,向他/她询问下一步如何去做
  • 如果决策者没有说清楚,那么请与高管团队协商解决

为了避开“话题转换”这个陷阱,你需要:

  • 有遇到话题转换的心理准备
  • 处理不同意见
  • 向你的项目发起人请求帮助
  • 同意后续跟进

无论什么时候,对高管们发火都是不恰当的

为了避免掉入“悄悄话”的陷阱,你需要:

  • 不要正面对抗
  • 礼貌地重新吸引他们的注意
  • 向你的项目发起人求助

在高层会议交换意见时,倾听是极其重要的。只有真正倾听你才能参与对话,只有积极对话你才能提升你的可信度。把高管们的注意力集中在热烈的讨论上,可能是你赢得最后成功的关键了。要顺利地做到这点,你必须对讨论有推动促进作用,这意味着你在认真倾听的时候还要密切注视整个会议室的动态。

如果我觉得你是在给我上课,那我不仅不理会你,同时也不会对你产生多少信心。但是如果你认真倾听、积极对话,并且跟我们之间有一场良好的讨论,那么我对你则会产生更多的信心,相信你真正理解了你倡导的主题。

为了使讨论更加热烈,你需要:

  • 认真倾听
  • 抓住讨论中出现的各种想法● 接受高管们的谈论和建议
  • 大略描述下一阶段的情况

在此之前,没有任何一本书是教你如何面对最高管理层进行汇报的。不过现在你有了本书。首席高管们都是苛刻的高成就者,背负着巨大的时间压力。在第二部分,这些高管们就中层汇报者如何处理“七大致命挑战”给出了自己宝贵的意见

  • 树立良好的时间观念,为汇报制作一个电梯游说版本
  • 如何拉回分心的高管:进行会议进度检查
  • 如何处理部门之间的“食物大战”:请你的项目发起人帮忙
  • 决策者离开:询问决策者会议如何继续
  • 主题转换:确认会议主题/请项目发起人帮忙
  • 悄悄话:礼貌地重新吸引对方注意力
  • 热烈的讨论:不要漏掉任何意见、问题和想法

内容 + 推动力 + 倾听 + 即兴创作 = 成功

在高层会议中,你的成功80%来自于你的会议推动能力。只有20%来自于你的汇报内容本身。

我不关心什么汇报风格。我关心的是内容,更关心的是在汇报中的互动与交流。

如果你走进会议室,希望我做一项涉及到一千万美元资金的决策,但是你却没有和那些未来计划的执行者谈过,那你不可能得到我对项目的批准。

一个管理团队也仅仅是一些人的组合而已,你需要了解这些人——他们出现的原因以及他们想要做的事情——如果你想让他们批准你的计划的话。

背负着诸多的希望和负担,汇报者需要对最高管理层汇报进行非常仔细的计划才可以。你需要分析你的听众:他们是喜欢定性信息还是定量信息?你在会议前能够与谁会面?谁有可能支持你的计划?谁又有可能反对?

一个优秀的高管团队不会在团队成员理解你的汇报内容并且向整个高管团队推荐和支持你的议题之前让你走进会议室的。

他们的汇报没有核心观点,同时过度依赖幻灯片,只是单调地叙述汇报内容,而且与听众毫无互动沟通。

德罗莱的故事是一个标准教科书似的策略案例,我们称呼其为“READ”策略:

  • 他观察(Read)整个会议室,对听众们,尤其是副部长的反应十分重视。
  • 他评估(Evaluated)现场情况(基于听众们的肢体语言)。
  • 他及时做出反应(Acknowledged)并且寻求指引。
  • 他决定(Determined)了如何进行下一步,例如,中止他的此次汇报并且在进行必要的修改后再次进行汇报。

如何才能真正做到倾听呢?罗杰斯说过,目标是要“完全彻底、饱含同情心地进入他人的心理世界。”在我们的案例中,首席财务官关心的是股价问题,可能她还有更深层次的担忧,比如她的职位。此时,你向她展示你会站在她的位置和角度看待问题,这会使你获得她的信任,这一点非常重要。面对那些能够理解我们担忧的人,我们自然而然会产生信任感,这是人类的本能。

会议推动力、倾听能力和即兴创作能力是吸引高管听众们的关键。此外,是否进行了大量的准备工作也决定着你的成败。

  • 做足功课,充分了解与会者情况
  • 找到自己的教练
  • 进行一次全面彩排
  • 不管是会议前、会议中还是会议后,都要和你的项目发起人协调配合好
  • 让隐藏的项目发起人了解你的汇报

就像你看到的那样,在进行汇报之前你需要注意的事情很多。现在,你对此有了一个整体的了解。在下一章中,我们会为 你展示一套系统,来帮助你制作和传递汇报内容。这样你可以全 程吸引他们注意力,清晰准确地传达你的观点。

在最高管理层会议中,你的汇报最不需要的就是各种花里胡哨的修饰。高层管理者希望你的信息传达能够做到快速、清晰、简洁,这样他们才能以最快的速度做出决定。齐林管这个叫“快速进入法”。这是个非常相符的比喻。当你面对首席高管们的时候,你需要忘掉你学过的所有的公共演讲课程内容

客户关系管理软件服务提供商SalesForce.com的资深副总裁琳达·克劳福德告诉我们,“我每一天的日程都排得满满的。因为我的职位和角色,我一天要接触10个毫不相关的议题。为了节省你我的时间,你开场第一件事就是确认会议主题并且表明你希望的会议结果。”

他们想要一开始就知道你的建议和想法,并且希望你用数据而不是故事来支持你的建议。我们采访过数十位首席高管,从大企业到小公司,从高科技公司到生物科技公司到非科技公司,还有一名美国国会议员,他们的观点都百分之百一致:请开门见山直奔主题!

如果在会议安排中你有30分钟的时间,那么用10分钟来讲述你的汇报内容,剩下20分钟留给高管们进行讨论。

实际上高管们关心的问题是这些:

  • 如何增加客户保留/吸引率
  • 如何增加高效/合理的工作流程
  • 如何增加市场份额
  • 如何增加净利润/营业收入(最高关注点)
  • 如何降低成本
  • 如何降低风险
  • 如何降低进入市场的准备时间

如果你的汇报跟上面中的某一项有关联,那么你和高管们就有共同语言了。

好消息可以慢慢说,但是坏消息一定要快说。

如果你有坏消息要告诉高管们,可以参考以下步骤:

  • 开门见山直接把坏消息说出来
  • 解释为什么会发生这种情况
  • 接下来立刻说明你计划的补救措施
  • 提供几个解决方案让高管们选择

汇报结构表可以帮助你快速高效地准备好自己的汇报。这张结构表经过严谨地测试,请放心使用。它可以在帮助你树立起汇 报架构的同时,大大节省你的准备时间。

本章关键点:

  • 开场先确定时间和会议主题
  • 开场即说明你的核心内容和投资回报率
  • 解释你请求背后的商业原因
  • 检查会议议程
  • 介绍你的议题要点以及数据支持
  • 推动对话和讨论
  • 以总结和复述你的核心信息来收尾● 就后续步骤与高管们达成一致
  • 使用数据而不是故事
  • 注意并跟随关键决策者
  • 记住,这是一场讨论会,而不是汇报现在,让我们来看看你的汇报风格。

经验法则:当你做手势时,手掌要有力,同时远离自己的身体。使用双手——我们叫做“双边手势”——可以让你看起来很棒,但是更好的则是我们称为“单边手势”的方法:一只手进行手势动作,而另外一只手则放在体侧或者口袋里休息。

让你的内容引导你的脚步。举个例子,你可以站在会议室中心讲述你的开场白、核心内容、投资回报率和会议议程,然后移动到会议室右侧讲述你的第一个要点,在会议室左侧讲述你的第二个要点,最后回到中心讲述你的结论。别让自己看起来像雕像一样一动不动,或者像笼子里的老虎那样焦躁地走来走去。

正确的站姿是像运动员那样,坚实稳健:双足分开与臀同宽,牢牢地站在地板上,双脚脚尖指向正前方。当汇报者移动的时候,双脚稳健有力,好像扎根一样固定在新位置上。

不要忘记这些要点:

  • 直视他们的眼睛
  • 使用长时间停顿
  • 使用抑扬顿挫的声调
  • 使用大方有力的描述性手势,记得远离自己的身体
  • 对你的空间有掌控感,在内容话题的转换过程中有目的地移动,然后双脚牢牢固定在新位置上。
  • 最好不用幻灯片,但是如果你必须使用的话,记得站在投影屏幕旁,使用教鞭指示你正在讲述的内容(不要使用激光笔)。使用B键唤回听众们的注意力,增强你与他们的互动。使用B键唤回听众们的注意力,增强你与他们的互动。

对你的目标要坚定毫不动摇。为其投资,为其坚持,你需要闯过重重难关。前进的路上会充满失望与沮丧,而这才是整件事情的诀窍所在——如何处理你的沮丧感并且坚持向目标前进。这些技能组合是公司十分需要的:解决问题的能力、让员工们的工作比今天更好的能力。

对领导力来说最重要的就是达到公司和个人的双赢目标。你需要提高你的沟通技巧、团结周围的人、传达你的观点,让人们围绕着更大更强的理念一起努力奋斗。要以改变为动力,不要害怕变化,安于现状才是最危险的行为。

你已经获得了关于职业挑战和职业规划的建议,来自那些已 经努力奋斗到达顶点的人们。即使你的目标不是最高管理层的职 位,他们的建议依旧对你有很大的参考价值:

  • 探究“工作/生活平衡”这个概念
  • 寻找正确的配偶
  • 将严厉的信息回馈视为礼物
  • 与员工们进行个人层面上的交流
  • 对你的老板们要有同情心,要拿他们当有血有肉的人来对待
  • 重要的是团队协作,而不是个人“明星”
  • 允许他人获得权利
  • 别太拿自己当回事儿,公司的力量比个人的要大得多

10/30法则(10/30 Rule):这个法则讲的是内容与讨论的比例。如果你有30分钟的汇报时间,准备10分钟的汇报材料就好。剩下的20分钟留作讨论。

30秒法则(30-Second Rule):智能手机如此流行,你只有30秒钟的时间来阐述你站在这里的原因,以及你的目的。超过30秒钟,高管们就会开始使用手机上网。

电梯游说(Elevator Pitch):你汇报的一个简短总结,其中包括你的观点(Position),理由(Reason),证据(Evidence),然后再次重申你的观点(Position),这就是PREP结构。电梯游说可以让你在1分钟之内传达完你的信息。

会议推动能力 80/20法则(Facilitation,80/20Rule):对讨论进行管理,通过倾听、解释、总结来降低对方的抵抗心理,同时进行信息回馈,引导会议方向。据首席执行官们所说,你的成80%取决于你的会议推动能力,只有20%取决于你的汇报内容。

阅读整个房间”(Read the Room):“阅读整个房间”就是理解与会者个人和团队的动向。对身体语言和非言语性暗示的洞察力是这项技巧的关键所在。它包含了内部进程(注意到发生的情况并且制订应对策略)和外部进程(把问题提出来并且决定会议下一步的动向)。