事事记准确，件件有着落，次次有回音。

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• 2024.02.13：完成初稿

读书笔记

秘书工作是辛劳的：秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神。

秘书工作是寂寞的：秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。

忍辱负重，这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言。有的领导心里不快，无处发泄，便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒；有的领导对其他领导不满，不好明说，便对秘书进行批评，秘书成了路边石；有的领导把工作交代错了，有关上级追查责任，他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊

为人谨慎，永远是秘书恪守的行为准则。秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时，还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑，又要心有灵犀。有话，不能总是痛痛快快地说；有事，也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书，工作是受人支配的，必须根据首长的意图办事；时间也是受人支配的，必须按照首长的要求安排。可以说，秘书是长年看着首长的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的首长，要求严格的首长，又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句，事不敢误办一件，甚至每个动作都十分小心

有关对秘书工作的基本要求，在已发表的众多论著中，都有明确的阐述。军队的秘书人员，既包括参谋、干事、助理员，也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象，我们认为，秘书要办理好首长交代的事项，有如下三点要求：

一是事事记准确。秘书对首长交代的每件事，不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交代时的神态、口气，都必须搞清楚。应做到：口袋里有记事本，桌子上有记事板，身边有记事帮手（家属、小孩随时提醒），以免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。稍有疏漏，就出问题。

二是件件有着落。首长交代的每件事，不论是国家大事，还是家庭小事，也不论是易办的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。首长在交代任务时对困难方面已有所考虑，一般都有一定余地。当然有难度，不然就看不出秘书的本事了。

三是次次有回音。首长交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好

业务上要精

秘书直接为首长服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严。上至辅助领导决策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干得巧。

首先，要有精明能干的办事能力。头脑敏捷，办事利落，高效率地处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。妥善地把收发、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排。

其次，要有出色的写作能力。熟悉机关应用文体的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体。

再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能。了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般状况，熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影、摄像、驾驶以至防身术等技能。

作风上要硬

秘书人员的作风，关系到为首长服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分。秘书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点：

• 一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲究时间和效率。
• 二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真实情况，不摆架子，不走形式，宽以待人，团结同志。
• 三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱。

修养上要好

秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。

一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所惑，无名欲就会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。

二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事、感情用事，有较强的自控能力。坚定果断，敢作敢为，绝不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。

三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人亲切，满腔热情，说话和气，乐于助人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。

四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷的情绪。

聪明的首长，不在于他自己能想出多少好点子，而在于他能采纳多少部下提出的好点子。聪明的秘书，不在于他能被首长采纳多少好点子，而在于他能给首长提出多少好点子。

意图即首长决策的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和各项要求。所谓领会意图，简言之，就是摸清首长某一决策的基本思想和要求。

我们知道，秘书工作一个很重要的特点，就是“遵旨行事”，是接受了首长的指示以后，才去开展各项主要工作。是“要我办”而不是“我要办”。秘书工作的这种“受命性”特点，要求我们必须认真地掌握和理解首长的思想，准确地领会好首长的意图。

因此，领会意图实际上是秘书工作的开始。领会意图的过程，实际上就是秘书人员将首长的某个意志、设想和构思，经过理解和消化，变为自己的思想，最后转化为具体行动。

领会好意图，可以提高秘书工作的质量

这是由首长的特点决定的。作为首长虽然他们彼此气质性格不同，处理问题的方式也不同，但是他们也有共同之处。

• 第一，首长对某个问题反复酝酿，思考成熟以后，才会向下属或秘书人员交代意图，如果对这个问题他还没有考虑周全，是不会让你去办理的。
• 第二，首长参加工作的时间较长，经历的风雨也多，对下情的了解一般也比较全面。他们能够做到胸有大略，统揽全局，高屋建瓴。因此，他们对某项工作的指导思想一般把握得比较好，对工作中应注意些什么问题，也考虑得比较周全。
• 第三，首长的想法和打算，常常是汇集了他们领导层内部的各方面意见，有时是党委或领导集体的意见。由此，他对工作的要求，是很具有权威性的。

以上这几点决定了，如果秘书在行动前充分领会了首长的意图，并在行动中始终遵循这一意图，那么其结果，实际上就是凝聚了领导人的经验，集中了大家的智慧，质量自然是比较高的。

首长产生愉快高兴情绪大约有这样一些时机：

• 一是受到表扬。上级机关和首长对本单位或该首长主持完成的某项工作表示非常满意；或者是检查巡视时给以肯定；或者是一定会议上予以表扬；或者是召开现场会加以推广。
• 二是受到重用。或者是提升职务；或者是让其主持负责全面工作；或者是担负更重要的领导责任。
• 三是重大任务顺利完成。不仅取得了预期效果，而且未发生任何大小问题。
• 四是家庭遇到好运。家庭成员安排了好工作、考上大学、提干入党等等。
• 五是多年身体不适突然找到原因；或病情有了较大好转等等。

遇有上述几种情况时，首长都会不同程度地产生高兴愉快的情绪。对此，秘书要采取主动的行为，与首长同享欢乐。

• 第一，提醒首长庆贺一下。加点好菜好酒呀，与身边的同志讲点开心的事呀，或者召集家人坐在一起，听听音乐、歌曲呀等等，使愉快的情绪扩展开去。
• 第二，与首长一起回顾一下这种欢乐到来的不易过程，可以从中领悟到痛与快的辩证关系，感受到人生的苦涩与甘甜。
• 第三，简要地总结一下工作的经验教训，这是非常有利和有用的。首长的愉快情绪，使他的大脑处于较为兴奋的状态，正效应功能得以加强，富有灵感，能产生很有价值的东西，这对日后的工作大有益处。
• 第四，恰当地吐露秘书的某些苦衷。比如，长时间淤积心头的苦闷，经常困扰工作的难题等等，利用首长心情好的机会提出来，可能会得到一定的解脱或满意的解决

首长产生烦躁愤怒的情绪，大体有这样一些时机：

• 一是下级违背了他的命令，没有完全按照他的要求去做，甚至还另搞了一套。
• 二是部队发生了事故，造成了人员伤亡或较大的财物损失，产生了很坏的影响。
• 三是有人写告状信，内容多为诬陷不实之词。
• 四是被看中的人出了问题，刚在党委会上提出对他的使用意见，他的错误问题就暴露出来了。
• 五是最信任的人背叛了他，站在反对他的一边，直接或间接地对他提出批评或指控。
• 六是受到上级不公正的批评，与事实不符，定性不准，或责任不清等等。

在上述情况发生时，首长的情绪就会变得烦躁或愤怒。控制力强的首长也会眼含怒火，紧咬牙关。难于控制的首长就可能大吼大叫，骂娘，拍桌子，摔东西，不顾影响。对此，秘书应采取充分理解和原谅的态度。

• 第一，不要立即劝阻。欲速则不达，首长一发怒，你马上说“首长您发火也没用”，“骂我们也解决不了问题”，“你大发雷霆影响多不好”等等，都可能产生反效果。而让首长适当地发泄，喊几声，骂几句，摔几下。这时你可以把旁人巧妙地支开，把门悄悄地关上，首长心里的火气出完了，也就舒服了。
• 第二，不能火上浇油。首长发火有道理，秘书也跟着起哄，瞎吵吵，反而会把气氛搞得越加紧张，可能导致缺乏理智的首长更加激动。
• 第三，适时化解。首长的情绪得到适当的发泄，就会由激动转向平静。这时，秘书可以好言相劝，使首长的情绪趋向正常，此外，秘书还可以采取分散注意力的方法使首长情绪化解
• 第四，妥善对待首长的决断。首长在感情冲动时做出的决定和安排，可能缺乏理智的思考，难免有不当之处。对此，秘书应审慎处理。

首长通常在下列时机可能产生苦恼沉闷的情绪：

• 一是该提升而未能提升，或提升的是他不服气的人。
• 二是受到上级的误解或错怪。有些事情本意虽好，结果却让领导不满；有些批评没有根据，却又无法向领导解释等等。
• 三是主官间闹不团结，各拉山头，自搞一套，明和暗斗，相互拆台。
• 四是离开重要工作岗位，平调到无足轻重的岗位，或他不愿去的地方。
• 五是久病查不出原因，别人有意回避，自己却越感不妙。
• 六是家中出了丑事，“家丑不可外扬”，只有闷闷不乐。

首长因上述原因产生苦恼沉闷情绪时，秘书要暗自设法使首长从苦闷中解脱出来，或者减轻这种苦闷的压抑程度

首长担负着繁重的工作任务和重大领导责任，更多的时间是在思考和决断问题。这时首长的内心是稳重的，表现是冷静、理智的。首长这种情绪的出现大体有以下几个时机：

• 一是思考重大决策的出台、即对有关全局的重大政策、规定或带有综合性内容的部署、安排。
• 二是酝酿重要的组织人事变动，下级班子的调整，主官的配备、调动、提升或处分等等。
• 三是准备对某个单位或对有影响的人和事做出评价。
• 四是即将发布重大的行动性命令。
• 五是构思重要请示的内容，特别是有关请示的根据、原因、目的、要求和措施等。

首长在对上述问题进行思考和决断时，情绪是冷静和理智的。此时，秘书的责任是维持和保护首长的这种情绪。应努力做到：

• 第一，排除各种干扰。不仅自己不能轻易打断首长的思考，而且对一些非紧急重大的事宜和人员，也要“挡驾”，以保证首长情绪的连续性。
• 第二，慎重参与。当首长与秘书商讨时，要顺着首长的思路发表意见、不要节外生枝，瞎参谋、乱干事、胡乱助理，以保证首长情绪的稳定性。
• 第三，适时调整。当首长对某项决断的思考时间过长，精力耗费过多，冷静和理智的情绪已接近极限状态时，秘书有必要提醒首长暂时中止思考，稍加休息，或做一些能够调整情绪的活动，比如散散步，听听音乐，下盘棋，打几下球等，使高度兴奋而且显得疲劳的情绪得以舒缓，然后使首长再重新进入思考状态，以保证首长情绪的有效性。